PDF - PDF/Muunnin arkistointivalmiille asiakirjoille
PDF-PDF-muunnin auttaa valmistamaan asiakirjoja pitkäaikaista säilytystä varten muuntamalla tavalliset PDF-tiedostot arkistointikeskeiseen PDF-muotoon. PDF/A:ta käytetään yleisesti, kun asiakirjojen, kuten sopimusten, laskujen, todistusten, raporttien, julkisten asiakirjojen, vaatimustenmukaisuustiedostojen, akateemisen materiaalin ja yritysarkiston, on pysyttävä luettavissa ja johdonmukaisina ajan mittaan. Toisin kuin tavalliset PDF:t, PDF/A-työnkulut keskittyvät säilyttämiseen, upotettuihin resursseihin, ennustettavaan renderöintiin ja vähentämään riippuvuutta ulkoisesta sisällöstä. Muunnosprosessi on hyödyllinen silloin, kun asiakirjaa ei pitäisi vain jakaa tänään, vaan tallentaa hallitumpaan muotoon myöhempää käyttöä varten.
Vakio PDF voi sisältää ominaisuuksia, jotka ovat käteviä nykyaikaiseen katseluun, mutta vähemmän luotettavia pitkäaikaiseen säilytykseen. Se voi riippua ulkoisista kirjasimista, linkitetyistä resursseista, ei-tuetusta läpinäkyvyydestä, komentosarjoista, multimediasta tai asetuksista, jotka eivät toimi samalla tavalla eri järjestelmissä. PDF/A on suunniteltu arkistointikäyttöön, jossa asiakirjan pitäisi olla katsottavissa ja yhtenäinen vuosia myöhemmin. Muuntaminen muotoon PDF/A on hyödyllistä tietueissa, jotka on ehkä haettava, tarkastettava, tarkistettava tai säilytettävä välittömän projektin jälkeen. Sitä käytetään yleisesti muodollisiin liike-, laki-, hallinto-, akateemisiin ja institutionaalisiin asiakirjojen työnkulkuihin.
PDF/Muunnosta on hyötyä, kun asiakirjasta tulee osa pysyvää tai puolipysyvää tietuetta. Esimerkkejä ovat allekirjoitetut sopimukset, HR-tietueet, tilinpäätökset, laskut, valtion lomakkeet, todistukset, tutkimuspaperit, politiikka-asiakirjat ja asiakastoimitukset. Tiimit voivat myös käyttää PDF/A:ta valmistellessaan tiedostoja dokumentinhallintajärjestelmiin tai arkistokansioihin, joissa johdonmukaisuus on tärkeää. Muotoa ei aina tarvita satunnaisessa jakamisessa, luonnoksissa tai väliaikaisissa tiedostoissa. Se on arvokkainta, kun asiakirjan on pysyttävä saatavilla, ammattimaisena ja vakaana myös ohjelmistoversioiden, käyttöjärjestelmien tai katselutyökalujen muuttumisen jälkeen.
Ennen kuin muutat PDF:n muotoon PDF/A, tarkista asiakirjasta ongelmat, jotka voivat vaikuttaa arkiston laatuun. Tarkista, onko teksti luettavissa, kuvat puuttuvat, sivut ovat oikeassa järjestyksessä, lomakkeet on viimeistelty ja tärkeät allekirjoitukset tai leimat näkyvät odotetusti. Jos asiakirja sisältää interaktiivisia elementtejä, upotettua mediaa, komentosarjoja tai ulkoisia linkkejä, ne eivät välttämättä toimi samalla tavalla arkistoinnin muuntamisen jälkeen. Jotkut tiedostot on ehkä tasoitava, puhdistettava tai korjattava ensin. Hyvä työnkulku säilyttää alkuperäisen PDF ja tarkistaa muunnetun version ennen sen tallentamista tai jakelua.