PDF Yhdistämistyökalu asiakirjojen puhtaaseen yhdistämiseen
PDF-yhdistämistyökalu auttaa yhdistämään erilliset PDF-tiedostot yhdeksi järjestetyksi asiakirjaksi kopioimatta manuaalisesti sivuja tai rakentamatta tiedostoa uudelleen alusta. Siitä on hyötyä, kun raportit, laskut, sopimukset, lomakkeet, kuitit, esitykset, todistukset tai skannatut sivut on toimitettava yhdessä. Sen sijaan, että lähettäisit useita liitteitä ja toivoisit, että lukija avaa ne oikeassa järjestyksessä, voit luoda yhden yhdistetyn PDF, joka on helpompi tarkastella, tulostaa, arkistoida ja jakaa. Tämä työnkulku on erityisen arvokas yrityspakettien, akateemisten lausuntojen, asiakasehdotusten, juridisten asiakirjojen, perehdytysmateriaalien ja toimiston sisäisten asiakirjojen yhteydessä, joissa järjestyksellä ja täydellisyydellä on merkitystä.
Erilliset PDF:t luodaan usein työnkulun eri vaiheissa. Yksi tiedosto voi sisältää pääraportin, toinen voi sisältää tukikuvia ja toinen voi sisältää allekirjoituksia, kuitteja tai liitteitä. Niiden lähettäminen erikseen luo tilaa sekaannukselle, puuttuville tiedostoille, monistuneille liitteille tai väärälle lukujärjestykselle. PDF:ien yhdistäminen muuttaa hajallaan olevat palaset yhdeksi asiakirjapoluksi. Tämä on hyödyllistä, kun vastaanottajan on ymmärrettävä koko konteksti ilman vaihtamista tiedostojen välillä. Yhdistetty PDF yksinkertaistaa myös arkistointia, koska koko paketti voidaan tallentaa, nimetä ja hakea yhtenä tietueena useiden irrotettujen asiakirjojen sijaan.
PDF yhdistäminen sopii luonnollisesti moniin jokapäiväisiin työnkulkuihin. Freelancer voi yhdistää ehdotuksen, tarjouksen ja ehdot ennen kuin lähettää sen asiakkaalle. Opiskelija voi yhdistää kansilehden, tehtävän, viitteet ja tukikaaviot yhdeksi hakemukseksi. Pienyritys voi yhdistää laskut, lähetysluettelot ja maksuvahvistukset kirjanpitoon. HR-tiimi voi valmistella perehdytyslomakkeita ja politiikka-asiakirjoja yhtenä pakettina. Kussakin tapauksessa yhdistetty tiedosto vähentää kitkaa vastaanottajalle. Lukija avaa yhden tiedoston, seuraa yhtä järjestystä ja saa selkeämmän polun koko asiakirjasarjan läpi.
PDF:ien yhdistämisen tärkein osa on tilauksen tarkistaminen ennen lopullista käyttöä. Oikea tiedostoluettelo ei aina tarkoita, että lopullinen asiakirja luetaan oikein. Kansisivut tulee olla etusijalla, tukiasiakirjat pääsisällön jälkeen ja liitteet niiden tukemien osioiden jälkeen. Varo päällekkäisiä sivuja, vanhentuneita versioita, tyhjiä skannerisivuja ja samannimisiä tiedostoja. Tarkista myös sivun suunta, sillä pystysuuntaisten sivujen väliin sijoitettu vaakakaavio saattaa silti olla oikea, mutta sen tulee olla tarkoituksellinen. Jos yhdistetty asiakirja tulostetaan, skannaa viimeisen sivun kulku varmistaaksesi, että se toimii sekä paperilla että näytöllä.