PDF - PDF/A konverter archiválható dokumentumokhoz
A PDF - PDF/A konverter segít a dokumentumok hosszú távú tárolásra való előkészítésében azáltal, hogy a szokásos PDFeket archiválásra fókuszáló PDF formátumba konvertálja. A PDF/A-t általában akkor használják, ha a dokumentumoknak olvashatónak és állandónak kell maradniuk az idő múlásával, például szerződések, számlák, tanúsítványok, jelentések, nyilvános nyilvántartások, megfelelőségi fájlok, tudományos anyagok és üzleti archívumok. A szokásos PDF-ekkel ellentétben a PDF/A munkafolyamatok a megőrzésre, a beágyazott erőforrásokra, a kiszámítható megjelenítésre és a külső tartalomtól való csökkentett függőségre összpontosítanak. Az átalakítási folyamat akkor hasznos, ha egy dokumentumot nem csak ma kell megosztani, hanem jobban ellenőrzött formátumban kell tárolni a jövőbeni hozzáférés érdekében.
A szabványos PDF olyan funkciókat tartalmazhat, amelyek kényelmesek a modern megtekintéshez, de kevésbé megbízhatóak a hosszú távú megőrzéshez. Függhet a külső betűtípusoktól, a hivatkozott erőforrásoktól, a nem támogatott átlátszóságtól, a szkriptektől, a multimédiától vagy a beállításoktól, amelyek nem viselkednek ugyanúgy a rendszerek között. A PDF/A archiválási használatra készült, ahol a dokumentumnak évekkel később is megtekinthető és egységesnek kell lennie. A PDF/A formátumba átalakítás hasznos azoknál a rekordoknál, amelyeket a közvetlen projekten túl is le kell kérni, ellenőrizni, felülvizsgálni vagy megőrizni. Általában hivatalos üzleti, jogi, adminisztratív, tudományos és intézményi dokumentummunkafolyamatokhoz használják.
PDF/A konverzió akkor hasznos, ha egy dokumentum állandó vagy félig állandó rekord részévé válik. Ilyenek például az aláírt megállapodások, a HR-nyilvántartások, a pénzügyi kimutatások, a számlák, a kormányzati nyomtatványok, a tanúsítványok, a kutatási dokumentumok, a szabályzatok és az ügyfelek által szállított dokumentumok. A csapatok a PDF/A-t is használhatják, amikor fájlokat készítenek dokumentumkezelő rendszerekhez vagy archív mappákhoz, ahol a következetesség számít. A formátum nem mindig szükséges alkalmi megosztáshoz, piszkozatokhoz vagy ideiglenes fájlokhoz. A legértékesebb, ha a dokumentumnak hozzáférhetőnek, professzionálisnak és stabilnak kell maradnia a szoftververziók, az operációs rendszerek vagy a megtekintési eszközök változása után is.
Mielőtt egy PDF-et PDF/A-ra konvertálna, tekintse át a dokumentumot, hogy nincs-e olyan probléma, amely befolyásolhatja az archiválás minőségét. Ellenőrizze, hogy a szöveg olvasható-e, a képek nem hiányoznak-e, az oldalak megfelelő sorrendben vannak-e, az űrlapok véglegesítve vannak-e, és a fontos aláírások vagy bélyegzők a várt módon jelennek-e meg. Ha a dokumentum interaktív elemeket, beágyazott adathordozót, szkripteket vagy külső hivatkozásokat tartalmaz, előfordulhat, hogy az archiválási átalakítás után nem viselkednek ugyanúgy. Előfordulhat, hogy egyes fájlokat először ki kell lapítani, meg kell tisztítani vagy javítani kell. Egy jó munkafolyamat megtartja az eredeti PDF-et, és áttekinti az átalakított verziót, mielőtt tárolná vagy terjesztené.