PDF Egyesítési eszköz a dokumentumok tiszta kombinálásához
A PDF egyesítési eszköz segítségével a különálló PDF fájlokat egyetlen rendezett dokumentummá egyesítheti anélkül, hogy manuálisan másolnák az oldalakat vagy a fájlt a semmiből építenék újra. Akkor hasznos, ha a jelentéseket, számlákat, szerződéseket, nyomtatványokat, nyugtákat, prezentációkat, igazolásokat vagy szkennelt oldalakat együtt kell kézbesíteni. Ahelyett, hogy több mellékletet küldene, és remélné, hogy az olvasó a megfelelő sorrendben nyitja meg őket, létrehozhat egy összevont PDF-et, amely könnyebben áttekinthető, kinyomtatható, archiválható és megosztható. Ez a munkafolyamat különösen értékes az üzleti csomagok, a tudományos beadványok, az ügyfelek javaslatai, a jogi dokumentumkészletek, a bevezető anyagok és a belső irodai nyilvántartások esetében, ahol a sorrend és a teljesség számít.
Külön PDF-ek gyakran jönnek létre a munkafolyamat különböző szakaszaiban. Az egyik fájl tartalmazhatja a fő jelentést, a másik tartalmazhat támogató képeket, egy másik pedig aláírásokat, nyugtákat vagy mellékleteket. Ha külön küldi őket, akkor az összetévesztésnek, hiányzó fájloknak, duplikált mellékleteknek vagy helytelen olvasási sorrendnek ad helyet. A PDFek egyesítése egyetlen dokumentumúttá alakítja a szétszórt darabokat. Ez akkor hasznos, ha a címzettnek meg kell értenie a teljes szövegkörnyezetet anélkül, hogy a fájlok között váltana. Az összevont PDF az archiválást is leegyszerűsíti, mivel a teljes csomag tárolható, elnevezhető és visszakereshető egyetlen rekordként több leválasztott dokumentum helyett.
A PDF összevonása természetesen illeszkedik számos mindennapi munkafolyamatba. A szabadúszó kombinálhatja az ajánlatot, árajánlatot és feltételeket, mielőtt elküldené az ügyfélnek. A hallgató a fedőlapot, a feladatot, a hivatkozásokat és az alátámasztó diagramokat egyetlen beadványban egyesítheti. Egy kisvállalkozás kombinálhatja a számlákat, szállítóleveleket és fizetési visszaigazolásokat a könyveléshez. A HR csapat egy csomagban elkészítheti a bevezető űrlapokat és a szabályzat dokumentumokat. Az egyesített fájl minden esetben csökkenti a súrlódást a fogadó személy számára. Az olvasó egy fájlt nyit meg, egy sorrendet követ, és világosabb útvonalat kap a teljes dokumentumkészleten keresztül.
A PDFek egyesítésének legfontosabb része a sorrend ellenőrzése a végső felhasználás előtt. A helyes fájllista nem mindig jelenti azt, hogy a végleges dokumentum megfelelően olvasható. A címlap legyen az első, az igazoló dokumentumok kövessék a fő tartalmat, a mellékletek pedig az általuk támogatott részek után jelenjenek meg. Figyelje a duplikált oldalakat, az elavult verziókat, az üres lapolvasó oldalakat és a hasonló nevű fájlokat. Ellenőrizze az oldal tájolását is, mert az álló oldalak között elhelyezett fekvő diagram továbbra is megfelelő lehet, de szándékosnak kell lennie. Ha az egyesített dokumentumot kinyomtatja, szkennelje be az utolsó oldalt, hogy megbizonyosodjon arról, hogy papíron és képernyőn is működik.