Bates-számozás a szervezett PDF dokumentumkészletekhez
A PDF Bates-számozás az a folyamat, amelynek során a dokumentumkészlet minden oldalához egyedi szekvenciális azonosítót rendelnek, így az egyes oldalakat félreérthetetlenül lehet idézni, áttekinteni, előállítani és kereszthivatkozni. Perek, nyomozások, tranzakciók, iratkezelés és szabályozott közzétételi munkák során fontos a stabil oldalazonosító, mivel a csapatok ritkán tárgyalnak egy teljes fájlt egy egységként. Egy adott oldalról, egy adott kiállítási oldalról vagy a pontos oldalról beszélnek, amelyen egy kifejezés, aláírás, dátum vagy közzététel megjelenik. A böngésző alapú PDF Bates számozási eszköz megoldja ezt a gyakorlati szükségletet azáltal, hogy lehetővé teszi egy dokumentum megnyitását, számozási séma meghatározását, a bélyegző helyének előnézetét, és új számozott PDF létrehozását anélkül, hogy a forrásfájlt távoli feldolgozási folyamatra küldené.
Az erős Bates-számozási munkafolyamat nem csak a számok oldalra helyezését jelenti. A következetességről, az olvashatóságról és a kiszámítható sorrendről szól. Ha egy előtag váratlanul megváltozik, ha a nulla kitöltés inkonzisztens, vagy ha az elhelyezés az egyik oldalméretről a másikra tolódik el, a későbbi áttekintés lassabb és hibásabb lesz. Egy megfelelő eszközzel egyértelműen szabályozhatja az előtag szövegét, a kezdő indexet, a rögzített számjegyszélességet, az opcionális utótag szövegét, az oldalelhelyezést, a betűcsaládot, a pontméretet és a bélyegző színét. Ezek a vezérlők lehetővé teszik, hogy a peres ügyek támogatási szakértője megfeleljen a cég egyezményeinek, a megfelelőségi elemző megfeleljen a dokumentumok megőrzési irányelveinek, vagy egy pénzügyi csapat címkézze fel az exportált táblacsomagokat, így minden oldalhivatkozás stabil marad a belső ellenőrzés és a külső benyújtás során.
A Bates-számozás segít konzisztens, szekvenciális azonosítók hozzáadásával a PDF oldalakhoz, így a nagy dokumentumkészletekre könnyebben hivatkozni, áttekinteni, archiválni és megosztani. Általában jogi csomagokhoz, szerződésekhez, ügyiratokhoz, átvilágítási anyagokhoz, audit dokumentumokhoz, belső nyilvántartásokhoz és többoldalas üzleti jelentésekhez használják. Ahelyett, hogy csak az oldalsorrendre vagy a fájlnevekre hagyatkozna, minden oldal tartalmazhat egy látható hivatkozási számot, amely pontosabbá teszi a vitát és a nyomon követést. A böngésző alapú Bates-számozási munkafolyamat különösen akkor hasznos, ha gyorsan kell dokumentumokat készítenie anélkül, hogy megnyitná a teljes PDF gyártási csomagot vagy manuálisan szerkesztené az egyes oldalakat.
Ha egy PDF sok oldalt tartalmaz, vagy egy nagyobb dokumentumcsomaghoz tartozik, a normál oldalszámok gyakran nem elegendőek. A Bates-számozás egy stabil hivatkozási rendszert hoz létre, amely áttekintésen, megjegyzéseken, átadáson és archiváláson keresztül követheti a dokumentumot. Például egy csapat hivatkozhat az INV-0042 oldalra ahelyett, hogy a második számlamappa negyedik oldalát mondaná. Ez csökkenti a zűrzavart, amikor a fájlokat kinyomtatják, egyesítik, felosztják, e-mailben küldik el vagy megvitatják a csapatok között. A Bates-számok különösen értékesek, ha a dokumentum sorrendje számít, ha több embernek kell ugyanarra az oldalra hivatkoznia, vagy ha egy fájlt később egy másik verzióval lehet összehasonlítani.