PDF Інструмент метаданих для перегляду інформації про документи
Інструмент метаданих PDF допомагає перевіряти та керувати інформацією документа, що зберігається всередині PDF. Метадані можуть містити такі деталі, як назва, автор, тема, ключові слова, дата створення, дата модифікації, виробник або інша інформація на рівні файлу залежно від того, як було створено PDF. Ці деталі легко не помітити, оскільки вони не завжди помітні на сторінці, але вони можуть мати значення для архівування, очищення документів, доставки клієнту, перевірки відповідності та професійної підготовки файлів. Перегляд метаданих особливо корисний перед наданням спільного доступу до PDF, створених із шаблонів, офісних документів, програмного забезпечення для проектування, сканерів або старіших внутрішніх файлів.
PDF може передавати інформацію за межі видимого тексту та зображень на своїх сторінках. Метадані можуть ідентифікувати назву документа, творця, автора, програмне забезпечення для виробництва, дати або описові ключові слова. Іноді ця інформація корисна, наприклад, коли заголовок звіту підтримує внутрішній пошук і архівування. В інших випадках він може бути застарілим, заплутаним або невідповідним для кінцевого одержувача. Наприклад, файл, створений на основі старого шаблону, може зберігати попередню назву проекту, або чернетка може містити внутрішнє поле автора. Перевірка метаданих допомагає зрозуміти, що документ говорить про себе перед тим, як ним поділитися чи зберегти.
Перегляд метаданих зазвичай є частиною остаточної підготовки документа, особливо для файлів, надісланих не командою. Консультант може перевірити пропозицію клієнта перед доставкою. Студент може перевірити надісланий PDF, щоб переконатися, що поля заголовка та автора правильні. Підприємство може переглянути метадані в контрактах, полісних документах, описах продуктів або шаблонах рахунків-фактур перед архівуванням. Технічні команди можуть використовувати перевірку метаданих під час тестування, створених PDF з веб-додатків. У цих робочих процесах метадані не є основним вмістом, але вони підтримують ідентифікацію документів, інформацію про версії та точнішу обробку файлів з часом.
Найбільшою помилкою є припущення, що PDF містить лише те, що відображається на сторінці. Метадані можуть залишитися з попередніх чернеток, вихідних файлів, шаблонів або програмного експорту. Документ може відображати правильний видимий заголовок, але все ще мати старе поле заголовка всередині. Імена авторів можуть бути особистими, а не організаційними. Дати створення та модифікації можуть не відповідати остаточному графіку доставки. Ключові слова можуть бути нерелевантними або пустими. Метадані самі по собі не підтверджують якість документа, але неточні метадані можуть створити плутанину. Разом переглядайте видимий вміст і інформацію про файли, особливо коли PDF є частиною професійного або конфіденційного робочого процесу.