PDF Flatten Tool για την οριστικοποίηση των επιπέδων εγγράφων
Ένα εργαλείο ισοπέδωσης PDF βοηθά στη μετατροπή των επεξεργάσιμων ή πολυεπίπεδων στοιχείων PDF σε μια πιο σταθερή κατάσταση εγγράφου. Οι φόρμες, οι σχολιασμοί, τα σχόλια, οι σφραγίδες, οι υπογραφές, τα σχέδια και τα επεξεργάσιμα πεδία μπορούν μερικές φορές να εμφανίζονται διαφορετικά στους θεατές PDF ή να παραμένουν μεταβλητά μετά την κοινή χρήση ενός εγγράφου. Η ισοπέδωση είναι χρήσιμη όταν θέλετε το ορατό περιεχόμενο να παραμείνει στη θέση του και να μειώσει τον κίνδυνο μετατόπισης, εξαφάνισης ή τυχαίας επεξεργασίας πεδίων, επισημάνσεων ή επικαλύψεων. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο πριν από την υποβολή συμπληρωμένων φορμών, την αποστολή εγγράφων πελάτη, την αρχειοθέτηση ελεγμένων αρχείων, την προετοιμασία έτοιμα για εκτύπωση PDF ή την οριστικοποίηση εγγράφων που δεν θα πρέπει πλέον να συμπεριφέρονται σαν επεξεργάσιμα πρόχειρα.
Τα PDFs μπορεί να περιέχουν περισσότερα από αυτά που εμφανίζονται στη σελίδα. Ένα έγγραφο μπορεί να περιλαμβάνει πεδία φόρμας, σχολιασμούς, επίπεδα επισήμανσης, σχόλια, αντικείμενα σχεδίασης, υπογραφές ή άλλα διαδραστικά στοιχεία. Αυτά μπορεί να είναι χρήσιμα κατά την επεξεργασία, αλλά μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα μετά την ολοκλήρωση του εγγράφου. Ένας παραλήπτης μπορεί να ανοίξει το αρχείο σε διαφορετικό πρόγραμμα προβολής και να δει πεδία εσφαλμένα ή ένας σχολιασμός μπορεί να παραμείνει επιλέξιμος όταν θα έπρεπε να είναι μέρος της τελικής σελίδας. Η ισοπέδωση βοηθάει τα ορατά στοιχεία να συμπεριφέρονται περισσότερο σαν περιεχόμενο μόνιμης σελίδας. Αυτό δίνει στο τελικό PDF μια πιο σταθερή δομή για κοινή χρήση, εκτύπωση και αρχειοθέτηση.
Η ισοπέδωση είναι συνήθως ένα βήμα οριστικοποίησης, όχι το πρώτο βήμα επεξεργασίας. Συνήθως χρησιμοποιείται μετά τη συμπλήρωση μιας φόρμας, την προσθήκη σχολίων, την τοποθέτηση υπογραφής, την εφαρμογή σφραγίδων, τη σήμανση αναθεωρήσεων ή την προσθήκη οπτικών σημειώσεων. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος γραφείου μπορεί να ισοπεδώσει ένα υπογεγραμμένο έντυπο έγκρισης πριν το στείλει στα αρχεία. Ένας ελεύθερος επαγγελματίας μπορεί να ισοπεδώσει μια απόδειξη πελάτη αφού εγκριθούν οι σχολιασμοί. Ένας δάσκαλος μπορεί να ισοπεδώσει ένα σημειωμένο φύλλο εργασίας πριν το διανείμει. Μια επιχείρηση μπορεί να ισοπεδώσει ένα ολοκληρωμένο έγγραφο, ώστε τα πεδία της φόρμας να μην αλλάξουν κατά λάθος. Η διαδικασία βοηθά στη μετακίνηση ενός PDF από την επεξεργάσιμη προετοιμασία σε κατάσταση τελικής παράδοσης.
Πριν από την ισοπέδωση, ελέγξτε το PDF προσεκτικά, επειδή η διαδικασία μπορεί να καταστήσει δυσκολότερη ή αδύνατη την επεξεργασία ορισμένων στοιχείων στη συνέχεια. Ελέγξτε εάν το κείμενο έχει τοποθετηθεί σωστά, οι υπογραφές είναι ορατές, οι σχολιασμοί είναι σκόπιμοι, οι καταχωρίσεις φόρμας είναι πλήρεις και η σειρά σελίδων είναι σωστή. Βεβαιωθείτε ότι τα κρυφά σχόλια ή οι πρόχειρες σημειώσεις δεν περιλαμβάνονται κατά λάθος, εάν είναι ορατά στη σελίδα. Εάν εξακολουθείτε να χρειάζεται να επεξεργαστείτε πεδία, να προσαρμόσετε τους σχολιασμούς ή να αλλάξετε μια τοποθέτηση υπογραφής, κάντε το πριν από την ισοπέδωση. Μια καλή πρακτική είναι να διατηρείτε ένα επεξεργάσιμο πρωτότυπο και να δημιουργείτε ένα ξεχωριστό πεπλατυσμένο τελικό αντίγραφο για κοινή χρήση, εκτύπωση ή υποβολή.