Αρίθμηση Bates για οργανωμένα PDF σύνολα εγγράφων
Η αρίθμηση PDF Bates είναι η διαδικασία εκχώρησης ενός μοναδικού διαδοχικού αναγνωριστικού σε κάθε σελίδα σε ένα σύνολο εγγράφων, έτσι ώστε κάθε σελίδα να μπορεί να αναφέρεται, να ελεγχθεί, να παραχθεί και να διασταυρωθεί χωρίς ασάφεια. Σε δικαστικές διαφορές, έρευνες, συναλλαγές, διαχείριση αρχείων και ρυθμιζόμενη εργασία αποκάλυψης, ένα σταθερό αναγνωριστικό σελίδας έχει σημασία επειδή οι ομάδες σπάνια συζητούν ένα ολόκληρο αρχείο ως μία ενότητα. Συζητούν μια συγκεκριμένη σελίδα, μια συγκεκριμένη σελίδα εκθέματος ή την ακριβή σελίδα στην οποία εμφανίζεται ένας όρος, υπογραφή, ημερομηνία ή αποκάλυψη. Ένα εργαλείο αρίθμησης PDF Bates που βασίζεται σε πρόγραμμα περιήγησης λύνει αυτήν την πρακτική ανάγκη, επιτρέποντάς σας να ανοίξετε ένα έγγραφο, να ορίσετε ένα σχήμα αρίθμησης, να κάνετε προεπισκόπηση της θέσης σφραγίδας και να δημιουργήσετε ένα νέο αριθμημένο PDF χωρίς να στείλετε το αρχείο προέλευσης σε απομακρυσμένη διοχέτευση επεξεργασίας.
Μια ισχυρή ροή εργασιών αρίθμησης Bates δεν αφορά μόνο την τοποθέτηση αριθμών σε μια σελίδα. Πρόκειται για τη συνέπεια, την αναγνωσιμότητα και την προβλέψιμη αλληλουχία. Εάν ένα πρόθεμα αλλάξει απροσδόκητα, εάν η μηδενική συμπλήρωση είναι ασυνεπής ή εάν η τοποθέτηση μετατοπιστεί από το ένα μέγεθος σελίδας στο άλλο, η μεταγενέστερη αναθεώρηση γίνεται πιο αργή και επιρρεπής σε σφάλματα. Ένα κατάλληλο εργαλείο σάς δίνει ρητό έλεγχο του κειμένου προθέματος, του αρχικού ευρετηρίου, του σταθερού ψηφίου πλάτους, του προαιρετικού κειμένου επιθήματος, της τοποθέτησης σελίδας, της οικογένειας γραμματοσειρών, του μεγέθους του σημείου και του χρώματος της σφραγίδας. Αυτοί οι έλεγχοι επιτρέπουν σε έναν ειδικό σε δικαστική διαμάχη να υποστηρίζει συμβάσεις εταιρειών, έναν αναλυτή συμμόρφωσης να αντιστοιχίζει τις πολιτικές διατήρησης εγγράφων ή μια ομάδα χρηματοοικονομικών ετικετών για εξαγόμενα πακέτα πινάκων, ώστε κάθε αναφορά σελίδας να παραμένει σταθερή κατά την εσωτερική αναθεώρηση και την εξωτερική υποβολή.
Η αρίθμηση Bates βοηθά στην προσθήκη συνεπών, διαδοχικών αναγνωριστικών σε σελίδες PDF, έτσι ώστε τα μεγάλα σύνολα εγγράφων να είναι ευκολότερα στην αναφορά, τον έλεγχο, την αρχειοθέτηση και την κοινή χρήση. Χρησιμοποιείται συνήθως για νομικά πακέτα, συμβάσεις, αρχεία υποθέσεων, υλικά δέουσας επιμέλειας, έγγραφα ελέγχου, εσωτερικά αρχεία και πολυσέλιδες επιχειρηματικές αναφορές. Αντί να βασίζεται μόνο στη σειρά σελίδων ή στα ονόματα αρχείων, κάθε σελίδα μπορεί να φέρει έναν ορατό αριθμό αναφοράς που κάνει τη συζήτηση και την παρακολούθηση πιο ακριβή. Μια ροή εργασιών αρίθμησης Bates που βασίζεται σε πρόγραμμα περιήγησης είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν χρειάζεται να προετοιμάσετε έγγραφα γρήγορα χωρίς να ανοίξετε μια πλήρη σειρά παραγωγής PDF ή να επεξεργαστείτε με μη αυτόματο τρόπο κάθε σελίδα μία προς μία.
Όταν ένα PDF περιέχει πολλές σελίδες ή ανήκει σε ένα μεγαλύτερο πακέτο εγγράφων, οι κανονικοί αριθμοί σελίδων συχνά δεν επαρκούν. Η αρίθμηση Bates δημιουργεί ένα σταθερό σύστημα αναφοράς που μπορεί να ακολουθεί ένα έγγραφο μέσω αναθεώρησης, σχολίων, παράδοσης και αρχειοθέτησης. Για παράδειγμα, μια ομάδα μπορεί να ανατρέξει στη σελίδα INV-0042 αντί να πει την τέταρτη σελίδα του δεύτερου φακέλου τιμολογίου. Αυτό μειώνει τη σύγχυση όταν τα αρχεία εκτυπώνονται, συγχωνεύονται, χωρίζονται, αποστέλλονται με email ή συζητούνται μεταξύ των ομάδων. Οι αριθμοί Bates είναι ιδιαίτερα πολύτιμοι όταν έχει σημασία η σειρά εγγράφων, όταν πολλά άτομα πρέπει να αναφέρουν την ίδια σελίδα ή όταν ένα αρχείο μπορεί να συγκριθεί με μια άλλη έκδοση αργότερα.