Numerazione Bates per set di documenti organizzati PDF.
La numerazione Bates PDF è il processo di assegnazione di un identificatore sequenziale unico a ogni pagina di un insieme di documenti in modo che ogni pagina possa essere citata, esaminata, prodotta e incrociata senza ambiguità. Nel contenzioso, nelle indagini, nelle transazioni, nella gestione dei documenti e nel lavoro di divulgazione regolamentata, un identificatore di pagina stabile è importante perché i team raramente discutono di un intero file come un'unità. Discutono di una pagina specifica, di una pagina di mostra specifica o della pagina esatta su cui appare un termine, una firma, una data o una divulgazione. Uno strumento di numerazione Bates PDF basato su browser risolve questa necessità pratica consentendo di aprire un documento, definire uno schema di numerazione, visualizzare la posizione del timbro e generare un nuovo PDF numerato senza inviare il file sorgente a una pipeline di elaborazione remota.
Un forte flusso di lavoro di numerazione Bates non riguarda solo l'apposizione di numeri su una pagina. Riguarda coerenza, leggibilità e sequenziamento prevedibile. Se un prefisso cambia inaspettatamente, se il padding zero è incoerente o se il posizionamento cambia da una dimensione di pagina all'altra, la revisione a valle diventa più lenta e soggetta a errori. Uno strumento adeguato ti dà il controllo esplicito su testo prefisso, indice di partenza, larghezza fissa delle cifre, testo suffisso opzionale, posizionamento della pagina, famiglia di font, dimensione del punto e colore del timbro. Questi controlli consentono a uno specialista di supporto al contenzioso di abbinare le convenzioni dell'azienda, a un analista di conformità di abbinare le politiche di conservazione dei documenti o a un team finanziario di etichettare i pacchetti del consiglio esportati in modo che ogni riferimento di pagina rimanga stabile durante la revisione interna e la sottomissione esterna.
La numerazione Bates aiuta ad aggiungere identificatori coerenti e sequenziali alle pagine PDF in modo che set di documenti di grandi dimensioni siano più facili da consultare, rivedere, archiviare e condividere. Viene comunemente utilizzato per pacchetti legali, contratti, fascicoli di casi, materiali di due diligence, documenti di audit, registri interni e rapporti aziendali di più pagine. Invece di fare affidamento solo sull'ordine delle pagine o sui nomi dei file, ogni pagina può contenere un numero di riferimento visibile che rende la discussione e il monitoraggio più precisi. Un flusso di lavoro di numerazione Bates basato su browser è particolarmente utile quando è necessario preparare rapidamente i documenti senza aprire una suite di produzione PDF completa o modificare manualmente ogni pagina una per una.
Quando un PDF contiene molte pagine o appartiene a un pacchetto di documenti più grande, i normali numeri di pagina spesso non sono sufficienti. La numerazione Bates crea un sistema di riferimento stabile in grado di seguire un documento attraverso la revisione, i commenti, la consegna e l'archiviazione. Ad esempio, un team può fare riferimento alla pagina INV-0042 invece di dire la quarta pagina della seconda cartella della fattura. Ciò riduce la confusione quando i file vengono stampati, uniti, divisi, inviati tramite e-mail o discussi tra i team. I numeri Bates sono particolarmente utili quando l'ordine dei documenti è importante, quando più persone devono fare riferimento alla stessa pagina o quando un file può essere confrontato con un'altra versione in un secondo momento.